Polityka prywatności

1. Administrator i zakres polityki

Administratorem danych jest WELCOME POINT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą pod adresem ul. Adama Branickiego 21/U3, 02-972 Warszawa, Polska, KRS 0001256053, NIP 9512652851, REGON 545323681. Kontakt: support@pollex.pl; sprawy RODO: rodo@pollex.pl; IOD: nie wyznaczono.

Polityka opisuje przetwarzanie podczas odwiedzania strony, korzystania z formularzy, przejścia do Telegrama i używania bota, przesyłania dokumentów, OCR i analizy AI, tworzenia spraw, przypomnień, przekazania specjaliście, płatności, bezpieczeństwa, analityki, marketingu, eksportu i usuwania danych.

2. Kategorie danych i cele

W zależności od funkcji przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, treść zapytania, identyfikatory Telegrama, dokumenty i metadane sprawy, zadania, terminy, historię zgód, dane transakcyjne, adres IP i minimalne logi bezpieczeństwa. Dokument może zawierać PESEL, dane paszportowe, adres, dane pobytowe, rodzinne, medyczne, bankowe lub pracownicze. Przesyłaj wyłącznie dane niezbędne.

Wizyta na stronie i logi służą bezpieczeństwu oraz dostarczeniu strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Formularz kontaktowy służy obsłudze zapytania lub działaniom przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b lub f. Marketing elektroniczny odbywa się wyłącznie po odrębnej zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwe przepisy komunikacji elektronicznej.

Bot, analiza dokumentów, prowadzenie spraw, przypomnienia i płatności służą wykonaniu umowy — art. 6 ust. 1 lit. b. Obowiązki księgowe i reklamacyjne opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c. Dane szczególnych kategorii są przetwarzane tylko, gdy istnieje właściwa przesłanka art. 9 RODO.

3. Odbiorcy i transfery

Dane mogą otrzymać upoważnieni pracownicy, OVHcloud, dostawcy OCR/AI (OpenRouter (modele OpenAI); Tesseract OCR (lokalnie)), operator płatności ([OPERATOR PŁATNOŚCI]), dostawcy poczty i bezpieczeństwa oraz specjalista wybrany przez użytkownika. Każdy odbiorca otrzymuje tylko niezbędny zakres.

Możliwe transfery poza EOG: Stany Zjednoczone; w zależności od infrastruktury Telegram, OpenRouter oraz aktywnego dostawcy modelu dane mogą być przetwarzane również w innych państwach poza EOG wskazanych przez danego dostawcę.. Stosujemy odpowiedni mechanizm legalizujący transfer, w tym decyzję adekwatności lub standardowe klauzule umowne, gdy są wymagane.

4. Przekazanie sprawy specjaliście

Przed przekazaniem pokazujemy odbiorcę, jego status i kwalifikacje, cel, listę plików i czas dostępu. Checkbox nie jest zaznaczony domyślnie. Rejestrujemy wersję tekstu, czas, identyfikator użytkownika i sprawy, pliki, odbiorcę i okres dostępu. Potwierdzenie można wycofać do chwili wykonania przekazania.

5. Retencja i dobrowolność

Okresy przechowywania: Pliki tymczasowe dokumentów, robocze dane OCR oraz aktywny stan analizy dokumentu są przechowywane maksymalnie przez 1 godzinę. Czasowy dostęp specjalisty do udostępnionych plików jest ograniczony do 24 godzin. Link do pobrania eksportu danych jest ważny przez 15 minut. Pozostałe dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji usługi, obsługi sprawy, wykonania obowiązków prawnych lub do czasu skutecznego żądania usunięcia, jeżeli przepisy nie wymagają dalszego przechowywania. Okres przechowywania kopii zapasowych jest określany zgodnie z zatwierdzoną polityką kopii zapasowych.. Po upływie celu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że prawo wymaga dłuższego okresu. Podanie danych umownych może być konieczne do wykonania wybranej funkcji; dane marketingowe są zawsze dobrowolne.

6. Prawa

Możesz żądać dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia i wnieść sprzeciw, a zgodę wycofać bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Napisz na rodo@pollex.pl. Możesz też złożyć skargę do Prezesa UODO.

7. Automatyzacja i bezpieczeństwo

PollexBot wykorzystuje system sztucznej inteligencji dostarczany przez: OpenRouter (modele OpenAI); Tesseract OCR (lokalnie). Odpowiedzi są generowane automatycznie, mogą być niepełne lub błędne i wymagają weryfikacji przed ważną decyzją.

AI wspiera analizę i przygotowanie odpowiedzi, ale samo nie podejmuje decyzji wywołującej skutki prawne wobec użytkownika. Stosujemy kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, ograniczanie logów, maskowanie PII i rejestrowanie dostępu administracyjnego.